Internkontroll

 

Hva er internkontroll og hvorfor?

Privat intervju med HMS senior konsulent                             John Egil Mathisen

Internkontroll må ha tydelig forankring.
Skal man bygge et internkontrollsystem som virkelig fungerer, må man forankre det både hos ledelsen, den enkelte ansatte og hos de ansattes pårørende, mener John Egil Mathisen i konsulentselskapet HMS Vestfold.
– Det hele starter først og fremst med forankring i ledelsen. Bedriftens toppleder må stå opp foran de ansatte og fortelle hvordan hun eller han ønsker at man skal ha det i bedriften, sier han.
– Videre må man gjøre en skikkelig kartlegging. Hva driver bedriften med, og har man hatt hendelser nylig? Det kan ofte være en tankevekker å få satt ned på papiret hendelser man ikke hadde tenkt å rapportere. Det er viktig å se på sannsynlighet for hendelser, og hvilke konsekvenser man kan se for seg. Å rydde opp i det man har av helse- og miljøfarlige produkter og sørge for at det finnes HMS sikkerhetsdatablad for alle produktene, er også en viktig del av en slik gjennomgang. Når kartleggingen er gjennomført, bør man lage en internkontrollmappe som er tilgjengelige for alle ansatte inkludert eget skjema for sikker jobb-analyse. Har bedriften  servicemontører som reiser ut på oppdrag alene, må hver enkelt servicemontør utrustes med internkontroll mappe i servicebilen.

Samtaler viktigere enn skjemaer.
Når det formelle systemet er på plass, må man samle alle ansatte for å starte opplæring og bevisstgjøring, påpeker Mathisen. Når den første gjennomgangen er gjennomført, skal alle skrive under på at de har vært med på en slik gjennomgang, og hver enkelt skal kvittere for materialet de får utdelt.
– IK-arbeidet består ikke bare i å få rutinene ned på papiret. Det er minst like viktig å snakke med den enkelte, og å følge opp og drille de ansatte i system og rutiner, sier han.
– I den sammenheng er det viktig å sørge for å være på bølgelengde med den enkelte. Bruk gjerne konkrete eksempler for å få fram budskapet, og pek på konsekvenser. Jeg snakket for eksempel med en kar en gang som ikke helt forsto poenget med å ha et stort system for oppbevaring og håndtering av kjemikalier, og ikke minst grundige rutiner rundt uhell med kjemikalier. For å synliggjøre viktigheten av dette, spurte jeg hva han likte å gjøre på fritiden. Han fortalte at han var en ivrig jeger, og jeg ba ham tenke over hvilke konsekvenser det ville ha for livskvaliteten hans dersom han fikk kjemikalier på øyet og ikke fulgte instruksen.
– Jeg stilte ham et direkte spørsmål: Hva om du mister et øye fordi du ikke følger instruksen for håndtering av kjemikalier og uhell med kjemikalier – hva skjer med planene du hadde for å gå på jakt langt inn i pensjonsalderen? Det fikk ham til å tenke over hvor vidtrekkende konsekvenser det kunne få dersom han unnlot å følge sikkerhetsinstrukser og –rutiner.

Ikke bare en sak for bedriften.

Mathisen går heller ikke av veien for å trekke inn de ansattes familier når han skal innarbeide et internkontrollsystem i en bedrift, forteller han. – Jeg sender gjerne internkontrolldokumentene til de ansattes ektefeller. Det kan virke som god forebygging dersom de hjemme minner den ansatte på sikkerhetstiltak, og sier fra at de ønsker å få vedkommende trygg og hel hjem fra jobb hver dag. Vi må gjøre det vi kan for å bekjempe oppfatningen om at ulykker er noe som rammer alle andre enn oss selv. Folk må ikke få lov å forbli i samme villfarelse som en ung elektromontør jeg møtte under installasjonene i BI-bygget i Nydalen i Oslo. Han satt og jobbet med beina dinglende ut over en heissjakt sju etasjer over bakken. Han hadde sele og sikkerhets line festet til kroppen, men sikkerhets linen var så lang at dersom han hadde falt ned i sjakten, ville den ikke stoppet fallet før han traff bunnen. Jeg påpekte dette, og han så på meg med et undrende blikk. Han hadde da aldri falt ned i en heissjakt, fortalte han meg.

Må legge ned arbeidet ved tvil.
Begge de nevnte eksemplene viser at prosessen man har med de ansatte som skal leve med internkontrollsystemet, er minst like viktig som det skriftlige og formelle, mener Mathisen.
– Man må få fram at det ikke er for sjefens skyld man skal følge rutinene, men at det er til ens eget beste. De ansatte må være helt trygge på at de kan legge ned arbeidet uten å frykte represalier dersom de føler at de ikke kan gjennomføre jobben innenfor sikre rammer, sier han.
For de mest aktuelle områdene må man ha detaljerte instrukser. For eksempel må en montør vite hvordan man skal forholde seg dersom man må utføre arbeid under spenning. I slike sammenhenger står Sikker jobb-analysen svært sentralt. Det er også fornuftig å ha regler om at man skal ha vært i jobben en stund før man får lov å utføre slik arbeid. Det er viktig at de er trygge på hvordan de skal forholde seg.
Ville ta hensyn, rammet av strømulykke
Dersom montørene ikke er skikkelig drillet i hvordan de skal vurdere sikkerheten, kan de lett trekke farlige feilvurderinger, påpeker Mathisen. Han forteller om en ung elektromontør som ble sendt ut for å utføre en jobb i et kontorlokale hvor det satt flere mennesker og arbeidet. For ikke å avbryte arbeidet deres lot han være å koble ut strømmen. Det resulterte i en dramatisk strømgjennomgangs ulykke.
– Det kan være nyttig å ta i bruk slagord for å forankre internkontrollarbeidet i bedriften. Da jeg arbeidet med slike oppgaver i YIT for noen år siden, kom daværende administrerende direktør opp med et slagord jeg nesten nektet å tro første gang jeg hørte det: Vi vil arbeide sikkert, ellers arbeider vi ikke. Når man vet at bedriftens øverste leder innestår for et slik slagord, er det enklere å praktisere rutinene konsekvent, sier Mathisen.

Må drille jevnlig.
Regler og rutiner for bruk av teknisk utstyr er en viktig del av internkontrollsystemet, påpeker Mathisen.
– Bedriftene har plikt til å lære opp alle ansatte i bruken av teknisk utstyr. Dette skal dokumenteres, og de ansatte skal kvittere ut dokumentasjonen. Ikke minst er det viktig å påse at folk uten opplæring ikke får bruke utstyre, og at utstyret blir gjort utilgjengelig for uautorisert personale. Man må tenke over eventuelle konsekvenser av at uvedkommende får tilgang til slik utstyr.
Årlig gjennomgang av FSE og drilling om hendelser er en viktig del av internkontrollsystemet, understreker Mathisen.
– Man må vite hva man skal gjøre i en akutt situasjon, og hvem som gjør hva. Man må avgjøre hvem som skal varsle pårørende i sammenheng med en ulykke, og hvem som skal skrive rapport.
– Man må lære noe av hver hendelse. Å bygge et internkontrollsystem er å benytte etterpåklokskap i forkant. Det er viktig å legge inn mye sunn fornuft i arbeidet.
En slik arbeidsmåte må være tidkrevende?
– Ja, men man skal og må bruke nødvendig tid for å bygge et godt internkontrollsystem, sier Mathisen.

Kopi av NELFO El Magasinet.

"Vær etterpåklok på forhånd"